El reto: tres de cada cuatro leads quedaban sin atender
- Más de 2.000 leads al mes llegando a la unidad de comercialización
- Más de 300.000 registros al mes en todo el portal (arriendo + venta)
- Un equipo comercial de siete personas cubriendo toda Colombia
- Solo podían contactar y calificar cerca del 25% de los clientes entrantes
- Cada lead sin contactar era un negocio perdido
- Escalar el equipo lo suficiente para cubrir la demanda no se podía justificar contra los costos operativos
Ciencuadras es el principal portal inmobiliario digital de Colombia, parte del Grupo Bolívar, conectando a compradores y arrendatarios con más de 1.500 agencias y constructoras. Solo la unidad comercial recibía más de 2.000 leads al mes, y el portal completo generaba más de 300.000 registros al mes entre arriendos y ventas. Un equipo comercial de siete personas cubriendo todo el país no daba abasto. Estaban contactando solo cerca de una cuarta parte de los clientes entrantes, dejando tres de cada cuatro leads sin atender.
La solución: agentes de IA que califican cada lead
Dapta construyó para Ciencuadras un sistema de IA de voz que maneja el contacto inicial y la calificación de leads, integrado directamente con su inventario para que cada conversación esté basada en lo que realmente está disponible.
- Los agentes de IA manejan el contacto inicial de cada nuevo lead
- Identifican el momento de compra del cliente (timing y disposición)
- Aclaran requisitos como ubicación, presupuesto, parqueadero y acceso a transporte
- Evalúan la capacidad y las condiciones de compra del cliente
- Consultan el inventario disponible en vivo durante la calificación para conversaciones precisas y relevantes
- Entregan al equipo comercial prospectos calificados y mejor perfilados
- Se extienden a lo largo del funnel hacia seguimientos y agendamiento de visitas
Los representantes ya no pasan el día persiguiendo leads fríos. La IA hace el trabajo de la parte inicial del funnel y enruta solo prospectos calificados y bien perfilados al equipo humano. Los seguimientos y el agendamiento de visitas ahora corren sobre la misma capa automatizada.
Los resultados: 3x contactabilidad, 2x ingresos, 2-3x productividad por representante
- Contactabilidad subió de ~25% a ~75% (aproximadamente 3 veces más leads contactados)
- Los ingresos se duplicaron después del lanzamiento
- La productividad por representante creció entre 2 y 3 veces
- Una porción mucho mayor de la demanda se atiende sin sumar personal
- Nuevos casos de uso de IA habilitados: seguimientos comerciales, identificación de clientes prioritarios para los representantes y expansión hacia gestión de crédito hipotecario y procesos posventa con Davivienda y el Grupo Bolívar
- Fortalecimiento del posicionamiento de Ciencuadras como portal y operador inmobiliario innovador, incluyendo el manejo de inventarios especializados de instituciones financieras (activos BRP)
Con Dapta, Ciencuadras convirtió una demanda desbordante en un sistema que el equipo de siete personas sí puede operar. Ahora tres de cada cuatro leads se califican, en lugar de uno de cada cuatro. Los ingresos se duplicaron, la productividad creció y el mismo motor se está expandiendo a crédito hipotecario y procesos posventa. Ciencuadras también está compartiendo lo aprendido con las más de 1.300 agencias inmobiliarias y 50+ constructoras de su red, ayudando al resto del mercado a seguir el mismo camino.